–– 

 

image001
Home   Curriculum    Vitae    Bibliografie    Onderzoek    Archiefrecht    Archiefwetenschap

 

Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995 / Bescherming van de persoonlijke levenssfeer /
Raad van Europa: openbaarheid van archieven / Archiefwet Suriname

Archiefrecht

Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995


Bescherming van de persoonlijke levenssfeer ingevolge de Wet bescherming persoonsgegevens en de Archiefwet 1995

Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)

De Wbp is van toepassing op
•    de (geheel of gedeeltelijk) geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens betreffende levende personen
•    de niet geautomatiseerde verwerking voor zover het gaat om persoonsgegevens betreffende levende personen in een bestand, d.w.z. elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen

Bestanden (archieven) in een archiefbewaarplaats waarin geen persoonsgegevens betreffende levende personen voorkomen zijn - voor wat de Wbp betreft! - volledig openbaar. Dat geldt ook voor archieven waarvan mag worden aangenomen dat zich daarin geen persoonsgegevens betreffende levende personen voorkomen: archiefbescheiden ouder dan 110 jaar zijn dus volledig openbaar. De openbaarheid kan evenwel op grond van de Archiefwet 1995 beperkt zijn: zie hierna.

Volgens de Wbp is iedere verwerking die onverenigbaar is met het oorspronkelijke doel, verboden.
Uitzonderingen:
•    ter voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten, de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen;
    verdere verwerking voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden, indien de archiefdienst de nodige voorzieningen heeft getroffen ten einde te verzekeren dat de verdere verwerking uitsluitend geschiedt ten behoeve van deze specifieke doeleinden.

De Wbp onderscheidt:
a.
    persoonsgegevens inzake levende personen
b.    bijzondere persoonsgegevens inzake levende personen: gegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging.

a. persoonsgegevens inzake levende personen

De verstrekking aan en de raadpleging door derden is alleen toegestaan voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden, mits de archiefdienst “de nodige voorzieningen” heeft getroffen “ten einde te verzekeren dat de verdere verwerking uitsluitend geschiedt ten behoeve van deze specifieke doeleinden”.

Het is voldoende indien in het bezoekersreglement van de archiefdienst is opgenomen:
    Op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens mag u persoonsgegevens over nog levende personen alleen gebruiken voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.
    U mag deze alleen publiceren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden en onder de voorwaarde dat de openbaarmaking van de gegevens over nog levende personen geschiedt op een zodanige wijze dat de persoonlijke levenssfeer van deze personen niet onevenredig wordt geschaad.
    Door uw handtekening verbindt u zich aan dit studiezaalreglement.


Het is bovendien raadzaam in het bezoekersreglement te waarschuwen:

De verwerking van “bijzondere  persoonsgegevens” (die iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven betreffen; strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging) aan bijzondere voorwaarden gebonden.  

b. bijzondere persoonsgegevens inzake levende personen

De verstrekking aan en de raadpleging door derden is alleen toegestaan

1.
•    met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene of
•    voor zover de gegevens door de betrokkene duidelijk openbaar zijn gemaakt of
•    verwerking van gegevens betreffende iemands godsdienst geschiedt door eigen kerkgenootschap

óf:

2. 
voor zover de verwerking verband houdt met de vervanging, overbrenging naar een archiefbewaarplaats of het beheer van archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats, met uitzondering van het ter raadpleging of gebruik beschikbaar stellen (art. 2a AW)  

3.
ten behoeve van wetenschappelijk en statistisch onderzoek voor zover:
a.    het onderzoek een algemeen belang dient,
b.    de verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is,
c.    het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost en
d.    bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.

óf:

4.
indien de verstrekking kennelijk geen inbreuk is op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene

óf:

5.
indien de stukken zijn ontdaan van tot levende personen herleidbare gegevens.


ad 3. Wetenschappelijk onderzoek

Waarborgen
De onderzoeker mag de stukken raadplegen, alleen nadat hij een verklaring ten aanzien van het gebruik van bijzondere persoonsgegevens heeft ondertekend. Daarin geeft de onderzoeker schriftelijk en gemotiveerd aan dat (2) a., b. en c. op zijn onderzoek van toepassing zijn. Voorts is in deze verklaring vastgelegd, dat

1.     de archiefbescheiden alleen geraadpleegd (mogen) worden voor duidelijk omschreven wetenschappelijke of statistische doeleinden;
2.     gegevens uit de bescheiden niet op een zodanige manier openbaar worden gemaakt, dat daarmee het recht van de in de stukken genoemde personen op bescherming van de persoonlijke levenssfeer onevenredig wordt geschaad,
3.     met het oog op deze bescherming de aan de raadpleging ontleende gegevens niet openbaar gemaakt mogen worden dan na schriftelijk verzochte en verkregen toestemming van de directeur van de archiefdienst;
4.     het maken van kopieën of andere reproducties niet is toegestaan behalve in bijzondere gevallen en onder de voorwaarde dat de directeur van de archiefdienst daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven,
5.     de auteur het RHC/de Staat/de gemeente vrijwaart tegen eventuele aansprakelijkheidsstelling, voortvloeiende uit het verlenen van toegang tot de archiefbescheiden.


Ad 5. Ontdoen van tot levende personen herleidbare gegevens
Dit kan gedaan worden door
a.    in een kopie van de stukken deze gegevens onleesbaar te maken of
b.    de informatie zonder persoonsgegevens schriftelijk aan de onderzoeker meedelen.

Archiefwet 1995

Artikel 15, eerste lid:
De zorgdrager kan, na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats, beperkingen aan de openbaarheid voor een bepaalde termijn stellen met het oog op:
a.
    de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
b.
    het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
c.
    het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.

Is het nog nodig, naast de garanties van de Wbp, de openbaarheid op grond van de AW te beperken? Ja: ter eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van anderen dan in de stukken genoemde (en nog levende) betrokkenen. Bijv.: nabestaanden.

Een beperking van de openbaarheid kan uitsluitend gegrond zijn op:
    het besluit tot overbrenging (art. 10 Archiefbesluit 1995), of
    een na de overbrenging genomen besluit (art. 15, tweede lid, en 16, tweede lid, AW)
    de overeenkomst of beschikking aangaande een particulier archief (art. 16, eerste lid, AW)

Veelal is de beperking van de openbaarheid in het besluit/de akte geformuleerd als: “Raadpleging is slechts mogelijk na ondertekening door de onderzoeker van een verklaring overeenkomstig het bij deze akte/dit besluit gevoegde model.” Deze verklaring kan gelijk zijn aan de bovenstaande.

De onderzoeker kan vragen om dispensatie van de openbaarheidsbeperking, op grond van art. 15, derde lid, AW: indien het belang van de betrokkene dat zijn persoonlijke levenssfeer wordt beschermd niet opweegt tegen het belang van de verzoeker. Aan de inwilliging van zo’n verzoek kunnen voorwaarden worden verbonden. *)
Men kan denken aan het geval
•    waarin een kind inzage verzoekt van het dossier betreffende een van zijn of haar ouders – inzage zelf zal meestal wel kunnen worden toegestaan, maar van de verplichtingen aangaande mededeling aan derden/publicatie kan dispensatie worden gegeven;
•    waarin het voor het publieke debat over een publieke persoonlijkheid of in het algemeen belang noodzakelijk is beperkt-openbare gegevens te publiceren;
    enz. 


*) De stukken kunnen ontdaan worden van tot (bepaalde) levende personen herleidbare gegevens door in een kopie van de stukken deze gegevens onleesbaar te maken (geclausuleerde raadpleging).

In het Archievenblad van mei en juni 2000 is in twee gedeelten mijn artikel "Elke handeling telt. Archiefdiensten en de Wet Bescherming Persoonsgegevens" verschenen. In 2001 werd het artikel geactualiseerd. U kunt de herziene versie (6 augustus 2001) hier downloaden.

 

Raad van Europa: openbaarheid van archieven

De Raad van Europa heeft in 2000 een Recommendation on Access to Archives R (2000) 13 en in 2002 een Recommendation on Access to Official Documents R (2002) 2 vastgesteld. 

Archiefwet Suriname

In het kader van de samenwerking op archiefgebied tussen Nederland en Suriname en op verzoek van de Surinaamse minister van Binnenlandse Zaken ontwierp ik een archiefwet voor de Republiek Suriname. Dit ontwerp gaat uit van de in 1996 door de International Council on Archives vastgestelde Principles for archives and current records legislation. Verder ontleent het ontwerp veel aan het Nederlandse archiefrecht, aan de ook op Guadeloupe en St. Maarten geldende Franse archiefwet, de Braziliaanse archiefwet en de archiefwet van Jamaica.

De Archiefwet van 16 februari 2006 (Stb. 28), met Memorie van toelichting, kunt u hier downloaden.