–– 

 


Home   Curriculum    Vitae    Bibliografie    Onderzoek    Archiefrecht    Archiefwetenschap

 

Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995 / Bescherming van de persoonlijke levenssfeer /
Raad van Europa: openbaarheid van archieven / Archiefwet Suriname

Archiefrecht

Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995


Bescherming van de persoonlijke levenssfeer ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Archiefwet 1995

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

N.B. Hierna worden slechts enkele hoofdpunten vermeld. Zie verder mijn Archiefrecht (uitgever Vakmedianet)

De AVG is van toepassing op
•    de (geheel of gedeeltelijk) geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens betreffende levende personen
•    de niet geautomatiseerde verwerking voor zover het gaat om persoonsgegevens betreffende levende personen in een bestand, d.w.z. elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen

Bestanden (archieven) in een archiefbewaarplaats waarin geen persoonsgegevens betreffende levende personen voorkomen zijn - voor wat de AVG betreft! - volledig openbaar. Dat geldt ook voor archieven waarvan mag worden aangenomen dat zich daarin geen persoonsgegevens betreffende levende personen voorkomen: archiefbescheiden ouder dan 110 jaar zijn dus volledig openbaar. De openbaarheid kan evenwel op grond van de Archiefwet 1995 beperkt zijn: zie hierna.

Volgens de AVG is iedere verwerking van persoonsgegevens die onverenigbaar is met het oorspronkelijke doel, verboden.
Uitzonderingen (onder meer)
•    de betrokkene heeft ondubbelzinnig toestemming gegeven;
•    verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek (inclusief genealogisch onderzoek) of statistische doeleinden, mits technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen die een minimale gegevensverwerking garanderen.

De AVG onderscheidt:
a.    persoonsgegevens inzake levende personen
b.    bijzondere persoonsgegevens inzake levende personen: gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken en gegevens over iemands gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.


a. persoonsgegevens inzake levende personen

De verstrekking aan en de raadpleging door derden is alleen toegestaan voor wetenschappelijk of historisch onderzoek (inclusief genealogisch onderzoek) of statistische doeleinden, mits technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen die een minimale gegevensverwerking garanderen.

Het is voldoende indien in het bezoekersreglement van de archiefdienst is opgenomen:
•    Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming mag u in onze archiefbewaarplaats berustende persoonsgegevens over nog levende personen alleen gebruiken voor wetenschappelijk of historisch onderzoek (inclusief genealogisch onderzoek) of statistische doeleinden,.
•    U mag deze persoonsgegevens alleen publiceren voor wetenschappelijke, historische of statistische doeleinden en onder de voorwaarde dat de openbaarmaking van de gegevens over nog levende personen geschiedt op een zodanige wijze dat de persoonlijke levenssfeer van deze personen niet onevenredig wordt geschaad.
•    Door uw handtekening verbindt u zich aan dit reglement.


Het is bovendien raadzaam in het bezoekersreglement te waarschuwen:

De verwerking van “bijzondere  persoonsgegevens” is aan bijzondere voorwaarden gebonden. Dit betreft gegevens inzake levende personen waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken en gegevens over iemands gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. 

b. bijzondere persoonsgegevens inzake levende personen

De verstrekking aan en de raadpleging door derden is alleen toegestaan
•    indien de betrokkene uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven voor de verwerking van de persoonsgegevens voor een of meer welbepaalde doeleinden of

•    voor zover de gegevens door de betrokkene kennelijk openbaar zijn gemaakt of

•    indien de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of

•    indien de stukken zijn ontdaan van tot levende personen herleidbare gegevens (bijv. door in een kopie van de stukken deze gegevens onleesbaar te maken) of


•  ten behoeve van historisch, wetenschappelijk of statistisch onderzoek voor zover:

a.    het onderzoek een algemeen belang dient,
b.    de verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is,
c.    het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost en
d.    bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.

Die waarborgen kunnen zijn de regel dat de onderzoeker de stukken mag raadplegen, alleen nadat hij een verklaring ten aanzien van het gebruik van bijzondere persoonsgegevens heeft ondertekend. Daarin geeft de onderzoeker schriftelijk en gemotiveerd aan dat de hierboven genoemde voorwaarden a, b, c en d voor zijn onderzoek vervuld c.q. van toepassing zijn. Voorts is in deze verklaring vastgelegd, dat
1.     de archiefbescheiden alleen geraadpleegd (mogen) worden met het oog op duidelijk omschreven wetenschappelijke of historische of statistische doeleinden;
2.     gegevens uit de bescheiden niet op een zodanige manier openbaar worden gemaakt, dat daarmee de persoonlijke levenssfeer van de in de stukken genoemde personen onevenredig wordt geschaad,
3.     met het oog op deze bescherming de aan de raadpleging ontleende gegevens niet openbaar gemaakt mogen worden dan na schriftelijk verzochte en verkregen toestemming van de directeur van de archiefdienst;
4.     het maken van kopieën of andere reproducties niet is toegestaan behalve in bijzondere gevallen en onder de voorwaarde dat de directeur van de archiefdienst daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven,
5.     de auteur het RHC/de Staat/de gemeente vrijwaart tegen eventuele aansprakelijkheidsstelling, voortvloeiende uit het verlenen van toegang tot de archiefbescheiden.


Archiefwet 1995

Artikel 15, eerste lid:
De zorgdrager kan, na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats, beperkingen aan de openbaarheid voor een bepaalde termijn stellen met het oog op:
a.     de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
b.     het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
c.     het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.

Is het nog nodig, naast de garanties van de AVG, de openbaarheid op grond van de AW te beperken? Ja: ter eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van anderen dan in de stukken genoemde (en nog levende) betrokkenen, bijv.: nabestaanden. Ook wanneer geen beperking van de openbaarheid op grond van de AW geldt, voor wat persoonsgegevens van nog levende personen betreft geldt de AVG!

Een beperking van de openbaarheid kan uitsluitend gegrond zijn op:
•    het besluit tot overbrenging (art. 10 Archiefbesluit 1995), of
•    een na de overbrenging genomen besluit (art. 15, tweede lid, en 16, tweede lid, AW)
•    de overeenkomst of beschikking aangaande een particulier archief (art. 16, eerste lid, AW)

Veelal is de beperking van de openbaarheid in het besluit/de akte geformuleerd als: “Raadpleging is slechts mogelijk na ondertekening door de onderzoeker van een verklaring overeenkomstig het bij deze akte/dit besluit gevoegde model.” Deze verklaring kan gelijk zijn aan de bovenstaande.

De onderzoeker kan vragen om dispensatie van de openbaarheidsbeperking, op grond van art. 15, derde lid, AW: indien het belang van de betrokkene dat zijn persoonlijke levenssfeer wordt beschermd niet opweegt tegen het belang van de verzoeker. Aan de inwilliging van zo’n verzoek kunnen voorwaarden worden verbonden.
Men kan denken aan het geval
•    waarin een kind inzage verzoekt van het dossier betreffende een van zijn of haar ouders – inzage zelf zal meestal wel kunnen worden toegestaan, maar van de verplichtingen aangaande mededeling aan derden/publicatie kan dispensatie worden gegeven;
•    waarin het voor het publieke debat over een publieke persoonlijkheid of in het algemeen belang noodzakelijk is beperkt-openbare gegevens te publiceren;
•    enz. 



Raad van Europa: openbaarheid van archieven

De Raad van Europa heeft in 2000 een Recommendation on Access to Archives R (2000) 13 en in 2002 een Recommendation on Access to Official Documents R (2002) 2 vastgesteld.