Home Curriculum Vitae
Bibliografie Onderzoek Archiefrecht Archiefwetenschap
Archiefwet 1995 en
Archiefbesluit 1995 / Bescherming van de
persoonlijke levenssfeer /
Raad van Europa: openbaarheid van archieven / Archiefwet Suriname
Archiefrecht
Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995
Bescherming van de persoonlijke levenssfeer ingevolge de
Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Archiefwet 1995
Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG)
N.B. Hierna worden slechts enkele hoofdpunten
vermeld. Zie verder mijn Archiefrecht (uitgever Vakmedianet)
De AVG is
van toepassing op
• de (geheel of gedeeltelijk) geautomatiseerde verwerking van
persoonsgegevens betreffende levende personen
• de niet geautomatiseerde verwerking voor zover het gaat
om persoonsgegevens betreffende levende personen in een bestand, d.w.z. elk
gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria
toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen
Bestanden (archieven) in een archiefbewaarplaats waarin geen persoonsgegevens
betreffende levende personen voorkomen zijn - voor wat de AVG betreft! -
volledig openbaar. Dat geldt ook voor archieven waarvan mag worden aangenomen
dat zich daarin geen persoonsgegevens betreffende levende personen voorkomen:
archiefbescheiden ouder dan 110 jaar zijn dus volledig openbaar. De
openbaarheid kan evenwel op grond van de Archiefwet 1995 beperkt zijn: zie
hierna.
Volgens de AVG is iedere verwerking van persoonsgegevens die onverenigbaar is
met het oorspronkelijke doel, verboden.
Uitzonderingen (onder meer)
• de betrokkene heeft ondubbelzinnig toestemming gegeven;
• verdere verwerking met het oog op archivering in het
algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek (inclusief
genealogisch onderzoek) of statistische doeleinden, mits technische en
organisatorische maatregelen zijn getroffen die een minimale
gegevensverwerking garanderen.
De AVG
onderscheidt:
a. persoonsgegevens inzake levende personen
b. bijzondere persoonsgegevens inzake levende personen:
gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze
of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond
blijken en gegevens over iemands gezondheid, seksueel gedrag of seksuele
gerichtheid.
a. persoonsgegevens inzake levende personen
De verstrekking aan en de raadpleging door derden is alleen toegestaan voor
wetenschappelijk of historisch onderzoek (inclusief genealogisch onderzoek)
of statistische doeleinden, mits technische en organisatorische maatregelen
zijn getroffen die een minimale gegevensverwerking garanderen.
Het is voldoende indien in het
bezoekersreglement van de archiefdienst is opgenomen:
• Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming mag u in onze
archiefbewaarplaats berustende persoonsgegevens over nog levende personen
alleen gebruiken voor wetenschappelijk of historisch onderzoek (inclusief
genealogisch onderzoek) of statistische doeleinden,.
• U mag deze persoonsgegevens alleen publiceren voor
wetenschappelijke, historische of statistische doeleinden en onder de
voorwaarde dat de openbaarmaking van de gegevens over nog levende personen
geschiedt op een zodanige wijze dat de persoonlijke levenssfeer van deze
personen niet onevenredig wordt geschaad.
• Door uw handtekening verbindt u zich aan dit reglement.
Het is bovendien raadzaam in het bezoekersreglement te waarschuwen:
De verwerking van “bijzondere persoonsgegevens” is aan bijzondere
voorwaarden gebonden. Dit betreft gegevens inzake levende personen
waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of
levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond
blijken en gegevens over iemands gezondheid, seksueel gedrag of seksuele
gerichtheid.
b. bijzondere persoonsgegevens inzake levende
personen
De verstrekking aan en de raadpleging door derden is alleen toegestaan
• indien de betrokkene
uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven voor de verwerking van de
persoonsgegevens voor een of meer welbepaalde doeleinden of
• voor zover de gegevens
door de betrokkene kennelijk openbaar zijn gemaakt of
•
indien de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening
of onderbouwing van een rechtsvordering of
•
indien de stukken zijn ontdaan van tot levende personen herleidbare
gegevens (bijv. door in een kopie van de stukken deze gegevens onleesbaar te
maken) of
• ten behoeve van historisch, wetenschappelijk of statistisch onderzoek
voor zover:
a.
het onderzoek een algemeen belang dient,
b. de verwerking voor het betreffende onderzoek of de
betreffende statistiek noodzakelijk is,
c. het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk
blijkt of een onevenredige inspanning kost en
d. bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat
de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt
geschaad.
Die
waarborgen kunnen zijn de regel dat de onderzoeker de stukken mag raadplegen,
alleen nadat hij een verklaring ten aanzien van het gebruik van bijzondere
persoonsgegevens heeft ondertekend. Daarin geeft de onderzoeker schriftelijk
en gemotiveerd aan dat de hierboven genoemde voorwaarden a, b, c en d voor
zijn onderzoek vervuld c.q. van toepassing zijn. Voorts is in deze verklaring
vastgelegd, dat
1. de archiefbescheiden alleen geraadpleegd (mogen) worden
met het oog op duidelijk omschreven wetenschappelijke of historische of
statistische doeleinden;
2. gegevens uit de bescheiden niet op een zodanige manier
openbaar worden gemaakt, dat daarmee de persoonlijke levenssfeer van de in de
stukken genoemde personen onevenredig wordt geschaad,
3. met het oog op deze bescherming de aan de raadpleging
ontleende gegevens niet openbaar gemaakt mogen worden dan na schriftelijk
verzochte en verkregen toestemming van de directeur van de archiefdienst;
4. het maken van kopieën of andere reproducties niet is
toegestaan behalve in bijzondere gevallen en onder de voorwaarde dat de
directeur van de archiefdienst daarvoor schriftelijk toestemming heeft
gegeven,
5. de auteur het RHC/de Staat/de gemeente vrijwaart tegen
eventuele aansprakelijkheidsstelling, voortvloeiende uit het verlenen van
toegang tot de archiefbescheiden.
Archiefwet 1995
Artikel 15, eerste lid:
De zorgdrager kan, na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats,
beperkingen aan de openbaarheid voor een bepaalde termijn stellen met het oog
op:
a. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
b. het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
c. het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling
of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.
Is het nog nodig, naast de garanties van de AVG, de openbaarheid op grond van
de AW te beperken? Ja: ter eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van anderen
dan in de stukken genoemde (en nog levende) betrokkenen, bijv.: nabestaanden.
Ook wanneer geen beperking van de openbaarheid op grond van de AW geldt, voor
wat persoonsgegevens van nog levende personen betreft geldt de AVG!
Een beperking van de openbaarheid kan uitsluitend gegrond zijn op:
• het besluit tot overbrenging (art. 10 Archiefbesluit
1995), of
• een na de overbrenging genomen besluit (art. 15, tweede
lid, en 16, tweede lid, AW)
• de overeenkomst of beschikking aangaande een particulier
archief (art. 16, eerste lid, AW)
Veelal is de beperking van de openbaarheid in het besluit/de akte
geformuleerd als: “Raadpleging is slechts mogelijk na ondertekening door de
onderzoeker van een verklaring overeenkomstig het bij deze akte/dit besluit
gevoegde model.” Deze verklaring kan gelijk zijn aan de bovenstaande.
De onderzoeker kan vragen om dispensatie van de openbaarheidsbeperking, op
grond van art. 15, derde lid, AW: indien het belang van de betrokkene dat
zijn persoonlijke levenssfeer wordt beschermd niet opweegt tegen het belang
van de verzoeker. Aan de inwilliging van zo’n verzoek kunnen voorwaarden
worden verbonden.
Men kan denken aan het geval
• waarin een kind inzage verzoekt van het dossier
betreffende een van zijn of haar ouders – inzage zelf zal meestal wel kunnen
worden toegestaan, maar van de verplichtingen aangaande mededeling aan
derden/publicatie kan dispensatie worden gegeven;
• waarin het voor het publieke debat over een publieke
persoonlijkheid of in het algemeen belang noodzakelijk is beperkt-openbare
gegevens te publiceren;
• enz.
Raad van Europa: openbaarheid van
archieven
De Raad van Europa heeft in 2000 een Recommendation on Access to
Archives
R (2000) 13 en in 2002 een Recommendation on Access to
Official Documents R (2002) 2
vastgesteld.
|